事务书信是指涉及各种事务问题，联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格，要特别慎重对待。

　　1.事务书信的格式

　　事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

　　2.事务书信的写作要求

　　信头：

　　信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

　　如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。

　　日期：

　　事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为19(th)April，1995;美式April 19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。

　　收信人名称及地址：

　　信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。

　　收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改。

　　敬语的用法及略写也有一定习惯。比如，Mr.

　　(Mister)冠于男子姓氏前。Messrs.(Messiears)是 英语 Mr.的复数，相当于Gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用Messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用Messrs.。例如：Messrs. Lake Kane& Co.，Ltd;Mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，Mrs. Judd;Miss为未婚女子，其复数为Misses;